Chuyển đổi số là cụm từ được nhắc đến bên cạnh các khái niệm như điện toán
đám mây, big data, blockchain,... và được coi như một xu hướng tất yếu trong
thời kỳ cách mạng số 4.0. Vậy chuyển đổi số là gì và vì sao các tổ chức, doanh nghiệp nên
thực hiện càng sớm các tốt. Câu trả lời sẽ có ngay trong bài viết sau.
1. Khái niệm chuyển đổi số là gì?
Chuyển đổi số là một xu hướng
tất yếu của thời đại. Nội dung ngay sau đây sẽ chỉ ra bản chất về chuyển đổi
số.
1.1 Khái niệm chuyển đổi số
Theo Microsoft, chuyển đổi số
là một sự đổi mới kinh doanh được thúc đẩy bởi sự bùng nổ của đám mây, trí tuệ
nhân tạo (AI) và Internet vạn vật (IoT), cung cấp những cách mới để hiểu, quản
lý và chuyển đổi cho các hoạt động kinh doanh của họ.
Chuyển đổi số (Digital transformation) được
hiểu là ứng dụng những tiến bộ về công nghệ số như điện toán đám mây (cloud),
dữ liệu lớn (Big data),... vào mọi hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp nhằm đưa
lại hiệu suất cao, thúc đẩy phát triển doanh thu và thương hiệu.
Chuyển đổi số không phải đơn thuần thay đổi
cách thực hiện công việc từ thủ công truyền thống (ghi chép trong sổ sách, họp
trực tiếp,...) sang vận dụng công nghệ để giảm thiểu sức người. Trên thực tế,
chuyển đổi số đóng vai trò thay đổi tư duy kinh doanh, phương thức điều hành,
văn hóa tổ chức,...
Hóa đơn điện tử giúp cho các
hoạt động giao dịch diễn ra nhanh chóng, đơn giản mà vẫn đảm bảo hiệu quả cao
1.2 Ví dụ chuyển đổi số
Chuyển đổi số đã và đang đi vào mọi ngóc ngách
trong cuộc sống của chúng ta. Dưới đây là 2 ví dụ giúp bạn dễ dàng hình dung
được chuyển đổi số trong đời sống hiện nay như thế nào.
Ví dụ: Bệnh án điện tử là một ví dụ thực tế về
chuyển đổi số khi mà các kết quả thăm khám của người bệnh, tiền sử bệnh lý của
người bệnh được đưa lên hệ thống. Bác sĩ sẽ chỉ cần vài click chuột là có thể
biết được toàn bộ vấn đề sức khỏe của bệnh nhân mà không cần nhìn vào nhiều loại
phiếu khám hay các hồ sơ bệnh án nhiều trang.
Bệnh án điện tử giúp người bệnh
đến khám mà không cần mang nhiều hồ sơ, giấy tờ
Ví dụ: Nền tảng học trực tuyến VNPT
E-learning, cho phép người dạy và người học có thể tổ chức các buổi học trực
tuyến dễ dàng. Giáo viên có thể tải các video bài giảng và tài liệu lên hệ
thống, học sinh có thể truy cập vào học bất cứ lúc nào mà không cần phải tới
lớp học vật lý.
1.3 Những lĩnh vực áp dụng
chuyển đổi số hiện nay
Hiện nay, chuyển đổi số được ứng dụng vào
nhiều lĩnh vực trong đó có 2 lĩnh vực chính là các cơ quan nhà nước và các
doanh nghiệp tư nhân.
Chuyển đổi số cơ quan Nhà nước
Một số ví dụ về chuyển đổi số trong Nhà nước
như: phát triển Chính phủ điện tử, chính phủ số,... giúp các nhà chức trách dễ
dàng quản lý công việc. Đồng thời, giảm thiểu thời gian chờ đợi các thủ tục
hành chính cho người dân,...
Chuyển đổi số trong doanh nghiệp
Hiện nay nhiều doanh nghiệp đang ứng dụng các
tiến bộ công nghệ vào hoạt động kinh doanh và quản lý của mình. Ví dụ: lưu trữ
dữ liệu trên điện toán đám mây, sử dụng các ứng dụng như Google Planner vào
quản lý các dự án và nhân sự mà không cần tận mắt theo dõi nhân sự làm việc.
1.4 Phân biệt chuyển đổi số và
số hóa
Chuyển đổi số và số hóa là 2 khái niệm khiến
nhiều người nhầm lẫn vì liên quan tới các ứng dụng số vào quản lý và phát triển
cho các tổ chức. Dưới đây là một số đặc điểm để có thể phân biệt dễ dàng giữa
chuyển đổi số và số hóa như sau:
- Số hóa: là quá trình đưa các thông tin lưu trữ ở dạng
vật lý như văn bản giấy, đĩa CD, ổ cứng,... lên các hệ thống lưu trữ trên mạng
Internet. Nhờ đó, người ta có thể dễ dàng tìm kiếm dữ liệu để phục vụ cho công
việc hàng ngày hơn.
- Chuyển đổi số: là quá trình thay đổi về tư duy và mô
hình kinh doanh truyền thống sang mô hình kỹ thuật số, ứng dụng công nghệ thông
tin vào vận hành. Người quản lý cần thay đổi mô hình kinh doanh và vận hành để
tối ưu được các lợi ích mà công nghệ mang lại cho doanh nghiệp.
Số hóa là một phần trong quá
trình chuyển đổi số
2. Tầm quan trọng của chuyển
đổi số
Vì sao phải chuyển đổi số là băn khoăn của
không ít doanh nghiệp. Thực tế chuyển đổi số không chỉ là ứng dụng các phần mềm
số hóa vào vận hành để giảm sức người, tối ưu chi phí mà còn thay đổi tư duy
vận hành của người quản lý. Dưới đây là 5 điểm tiêu biểu thể hiện tầm quan
trọng của xu hướng chuyển đổi số ngày nay.
2.1 Thay đổi tư duy quản lý,
văn hóa tổ chức
Việc ứng dụng công nghệ vào vận hành yêu cầu
người quản lý cần thay đổi tư duy. Họ cần chủ động và cho phép thực hiện lưu
trữ thông tin kinh doanh lên không gian đám mây của 1 bên thứ 3. Điều này buộc
họ cần tin tưởng vào nhân viên và thực hiện trao quyền, nhờ đó, họ không mất
nhiều thời gian để trực tiếp theo dõi nhân viên làm việc mà vẫn nắm được tình
hình hoạt động của công ty.
Chuyển đổi số sẽ giúp tăng cường liên kết giữa
các bộ phận trong tổ chức, các phòng ban có các công việc, mục tiêu liên quan
tới nhau và họ có thể dễ dàng nắm bắt được nhờ thông tin trên hệ thống. Điều
này sẽ giúp tăng tính minh bạch trong tổ chức và tối ưu hiệu suất làm việc của
tất cả các thành viên trong tổ chức.
2.2 Cung cấp thông tin, dữ liệu
nhanh chóng
Khi các tổ chức thực hiện chuyển đổi số, thì
các thông tin, dữ liệu đều được đưa lên tài khoản điện toán đám mây. Nhờ đó,
nhà quản lý dễ dàng theo dõi và cập nhật thông tin để nhanh chóng đưa ra quyết
định chính xác cho tổ chức, doanh nghiệp của mình.
Đồng thời, nhân viên có thể dễ dàng truy cập
thông tin để làm việc hiệu quả mọi lúc mọi nơi. Lợi ích này có thể thấy được dễ
dàng trong thời điểm giãn cách xã hội thì nhân viên làm việc tại nhà (work from
home) thì nhiều công ty vẫn có thể hoạt động bình thường.
2.3 Giảm chi phí vận hành
Khi thực hiện chuyển đổi số, nhiều công việc
trong mô hình truyền thống sẽ không còn mà được thay bằng công nghệ. Ví dụ: các
thông tin lưu trữ sẽ được đưa lên hệ thống máy tính giảm bớt lượng giấy để in
ấn, giúp công ty tiết kiệm được một khoản chi phí trong vận hành. Hoặc một số
công việc sẽ không còn phù hợp trong chuyển đổi số. Ví dụ với công việc văn
thư, làm thủ tục giấy tờ sẽ không cần nhiều người thực hiện vì đã có các phần
mềm quản lý hỗ trợ.
2.4 Nâng cao trải nghiệm khách
hàng
Lưu trữ thông tin của khách hàng là 1 điểm
quan trọng trong chuyển đổi số của các doanh nghiệp. Từ các thông tin như lịch
sử giao dịch, các sản phẩm mà khách hàng yêu thích, mua thường xuyên, người bán
hàng có thể tư vấn các mặt hàng hoặc dịch vụ phù hợp cho người mua. Hoặc nhờ
thông tin trên CRM, các công ty có nhiều chương trình chăm sóc khách hàng như
thường gửi các tin nhắn, quà tặng hoặc coupon,... để tạo thiện cảm với khách
hàng.
Trên đây là 2 ví dụ tiêu biểu của việc thực
hiện chuyển đổi số trong các công ty giúp nâng cao trải nghiệm khách hàng, phát
triển kinh doanh.
2.5 Tăng khả năng cạnh tranh
cho doanh nghiệp
Chuyển đổi số giúp tiết kiệm chi phí vận hành
giúp doanh nghiệp có các nguồn tiền để đầu tư cho các kế hoạch phát triển. Nhờ
các mô hình quản lý bằng các ứng dụng công nghệ giúp người bán tới gần và nâng
cao được trải nghiệm khách hàng. Điều này sẽ làm tăng tính cạnh tranh cho các
doanh nghiệp để đưa ra được các sản phẩm, dịch vụ đáp ứng nhu cầu của khách
hàng.
Xu hướng chuyển đổi số đang diễn ra từng ngày,
từng giờ ở Việt Nam và trên toàn thế giới nhằm phát triển kinh doanh và mang
tới chất lượng dịch vụ, sản phẩm tốt cho người dùng. Hy vọng bài viết đã giúp
bạn có được câu trả lời cho câu hỏi: chuyển đổi số là gì và vì
sao doanh nghiệp cần chuyển đổi số trong thời kỳ 4.0./.